USO DE SALONES

Reglamento interno para contratistas

Procedimiento obligatorio que admiten las partes del contrato de servicios pactados con la Sociedad Camino Real relativo al arrendamiento de salones de fiesta, banquetes o áreas del hotel.

Generalidades

1) Este documento se considera anexo al contrato y de observancia del cliente que contrata el servicio o arrendamiento de estos locales.

2) Las obligaciones aquí estipuladas se consideran como medidas de seguridad, para el personal, el cliente y sus invitados y para el buen mantenimiento y conservación de los salones, su decorado, estructura y equipo en general.

3) Al contratar los servicios de Camino Real, el cliente avisará con la anticipación debida al representante del hotel sobre sus necesidades de montaje; así como entregar un listado del equipo que ingresará para la realización del mismo.

Es responsabilidad del contratante recoger desperdicios, basura y sobrante de material, bajándolo por su propia cuenta hasta el depósito de basura del Hotel, así como supervisar que el personal a su cargo no tire o deje basura en lugares no adecuados para ello.

4) El cliente deberá de mostrar planos detallados y las especificaciones de suministro de energía eléctrica que necesite para su decoración, los cuales se someterán al estudio y aprobación de la Gerencia de Mantenimiento de Camino Real, quien deberá de recibirlos antes de 30 días del evento o de manera inmediata a la contratación del evento en caso de que éste sea en menos del tiempo arriba señalado.

5) El cliente se compromete a dejar en óptimas condiciones de limpieza y sin ningún material de su propiedad las instalaciones del Hotel en el tiempo en que se solicite, considerando los eventos posteriores. Especificando salones, pasillos, áreas de servicio, etcétera.

6) Camino Real no se hace responsable de cualquier material o equipo dejado u olvidado en sus instalaciones.

7) Se entiende que cualquier daño causado a las instalaciones, equipo o accidentes ocurridos durante el montaje y desmontaje corre por cuenta y riesgo del cliente.

8) Cualquier desperfecto a la jardinería durante la colocación de carpas o durante la realización del evento en las áreas será evaluada por el área de mantenimiento del Hotel para realizar el cobro correspondiente antes de la salida del evento.

9) El cliente y/o proveedor se responsabiliza de la disciplina y acatamiento de estas normas de los contratistas a quienes encomiende la decoración, el montaje y el desmontaje del área arrendada así como su ambientación por grupos musicales y artistas.

10) Los grupos musicales o DJs contratados por el cliente, deberán presentar los permisos correspondientes de SUTM (Sindicato Único de Trabajadores de la Música), ya que en caso de cargo por multas de desplazamiento, será responsabilidad de la persona responsable que esta presentando los servicios.

11) Los actores estelares, sketchistas, coreógrafos, bailarines, solistas, cantantes solistas, imitadores, fono mímicos, excéntricos musicales, acróbatas, artistas circenses, prestidigitadores, maestros de ceremonias, bailarines de conjuntos, modelos, edecanes, cantantes de tríos, duetos, grupos músico vocales y corales deberán presentar el permiso correspondiente ante la ANDA. El Hotel no se hace responsable de cualquier multa, sanción o consecuencia por no cumplir con lo antes mencionado.

12) Queda estrictamente prohibido lanzar confeti de cualquier color o serpentinas ya que manchan la alfombra y el parquet de las pistas, cualquier daño que se ocasione será cobrado al responsable, de acuerdo a lo costeado por el departamento de Mantenimiento.

13) Así mismo, queda estrictamente prohibido que se lleven a cabo en las instalaciones del hotel o en los salones de banquetes detonaciones y/o luces pirotécnicas, no importando que ésta sea en frio o aún cuando el cliente cuente con los permisos de Sedena.

Lo anterior es para protección de la integridad de los asistentes y de las instalaciones de Hotel Camino Real Polanco y/o Administradora de Hoteles GRT, S.A. de C.V.

14) En su caso, el cliente es responsable del cumplimiento de las relaciones obrero patronales de los empleados que para lo mismo utilice. Son a su cargo las obligaciones por accidentes o riesgos que puedan ocurrir.

15)Las partes conocen el contrato de arrendamiento o servicios pactado entre el cliente y Camino Real y admiten como parte del mismo las siguientes:

Obligaciones

Instalación y Materiales:

1) Instalaciones eléctricas

a) Para el suministro de corriente eléctrica e iluminación, el hotel proporcionara las cargas de las instalaciones existentes. En caso de requerirse una instalación adicional, esta debe quedar aprobada por la Gerencia de Mantenimiento de Camino Real y corre por cuenta del cliente quien deberá acatar las instrucciones de mantenimiento en cuanto a calibre del cable, interruptores, etcétera.

b) Para el cableado externo, cables de tipo uso rudo son de carácter obligatorio. Todo tipo de cableado en el piso deberá estar debidamente fijado y cubierto para evitar accidentes. Cualquier cable que se utilicé para conexiones y extensiones debe estar en perfecto estado, sin quebraduras o daños del material aislante. Enchufes y clavijas deben cumplir con las normas establecidas en vigor.

c) Todos los cables deben de estar fijos y protegidos en los pasos, puertas de acceso o de servicio y preferentemente con pasa cables o en última instancia con cinta gafer discreta que de no traerla el cliente o proveedor de éste, el Hotel cobrará en el cheque del evento, la colocación de la misma así como la mano de obra para su colocación.

2) Carpintería

a) Todo tipo de módulos de madera debe ser prefabricados en su mayoría, para evitar al máximo realizar trabajos de carpintería a dentro del salón. Únicamente se permite el armado de módulos, pistas, estrados, plataformas pero bajo ningún motivo o circunstancia serruchar, cortar o pintar dentro del los salones.

b) Para necesidades de carpintería en los ensamblajes, es indispensable proteger las alfombras con mantas de plástico para evitar que se maltraten.

c) Cualquier tipo de madera a utilizar en forma provisional, debe tratarse con un retardante al fuego.

3) Telas o alfombras

a) Cualquier tipo de tela o alfombra utilizada en la decoración deberá tratarse con retardante al fuego.

4) Pintura

a) Queda estrictamente prohibido el uso de pinturas inflamables.

b) En caso de necesidad de pintura en acabados, la única área para realizar estos trabajos son los cajones de estacionamiento establecidos exclusivamente por el Hotel y el piso deberá estar protegido con mantas de plástico para evitar manchas o daño.

c) No se permite barnizar o pintar dentro del salón.

d) Queda prohibido todo tipo de trabajos que implican soldadura a dentro de las instalaciones del Hotel.

5) Líquidos y productos combustibles

a) Queda estrictamente prohibido el uso de líquidos inflamables.

b) La introducción de vehículos de combustión dentro de un salón o área de exhibición, deberá ser previamente autorizada por la Dirección General del Hotel previo Vo.Bo. de la Dirección de Banquetes y los vehículos deberán tener el tanque vacío.

c) Queda prohibida la introducción de cilindros con gas butano, gas helio o globos inflados con este último gas.

6) Equipo pesado

a) La introducción de cualquier equipo pesado esta sujeto a la autorización por parte de la Gerencia de Mantenimiento de Camino Real.

b) Las alfombras de los salones deben estar debidamente protegidas al introducir el equipo pesado. Cualquier daño ocasionado a las alfombras, puertas o muros corre por cuenta o riesgo del cliente.

c) El colgar cualquier decoración o equipo en los plafones o rejillas de aire acondicionado de los salones o foyers queda estrictamente prohibido debido a que los salones cuentan con puntos de apoyo que pueden ser utilizados como soporte, hechos precisamente para este propósito.

d) Está estrictamente prohibido el uso de clavos, grapas, cintas o taladros para la colocación de la decoración en los muros, puertas, plafones o pisos.

7) Decoración

a) El único tipo de vela que se puede colocar en centros de mesa, previa autorización, son las de gel; en ningún caso se aprobaran velas de parafina. Por lo anterior, su ejecutivo de banquetes debe ser informado para solicitar la autorización correspondiente.
Cualquier vela de gel que el Hotel pudiera llegar autorizar tendría que contar con una base que impida en su totalidad el derrame de cera.
Así mismo se estipula que el único tipo de velas autorizado a colocarse en la celosía rosa del Salón Terraza Virreyes o bien para cualquier otro tipo de decoración en que el cliente desee utilizar velas, son las que operan con focos LED.
Las velas, confeti o cualquier otro material que puede ensuciar, quemar o dañar los manteles, alfombras, paredes, sillas o ductos de aire del hotel serán prohibidas. El hotel se reserva el derecho de prohibir su instalación o retirarlo si ya está instalado.
Lo anterior es para protección de la integridad de los asistentes y de las instalaciones de Hotel Camino Real Polanco y/o Administradora de Hoteles GRT, S.A. de C.V.

b) Las figuras de hielo deberán de contar con recipientes lo suficientemente amplios para el deshielo. De no ser así el hotel se reserva el derecho de retirarlas.

c) La colocación de cualquier tipo de calcomanía en los cristales del la celosía del Salón Terraza Virreyes está prohibida y el único material permitido es el plástico electroestático.

d) En caso de requerir para su evento, pegar hojas de rotafolio, posters, etc., el único material autorizado por el Hotel es el producto TAK de la marca PRITT, que es removible sin dañar muros. Fuera de este producto, que el Hotel le puede ofrecer por un cargo de $75.00 más 16% de IVA, no se permite utilizar ningún otro tipo de adhesivo.
Fuera del salón no se permite pegar nada en ningún muro o puerta.

8) Generales

a) Queda estrictamente prohibido obstruir el acceso a los hidrantes, extintores y salidas de emergencia así como tapar los letreros de salida de emergencia.

b) Está estrictamente prohibido fumar e ingerir bebidas alcohólicas dentro de las instalaciones del Hotel.

c) El personal de montaje del proveedor del cliente, deberá usar los sanitarios del personal y no de clientes.

d) Camino Real se reserva el derecho de contratar el servicio de bomberos de manera preventiva con cargo al cliente sin previo aviso.

e) Hotel Camino Real Polanco y/o Administradora de Hoteles GRT, S.A. de C.V. no proporciona áreas de almacenaje. En caso necesario y de acuerdo a la disponibilidad se proporcionara cajones de estacionamiento con cargo, mas la tarifa especial de $145.00 por lugar, por día.

f) Todo tipo de equipo e instalaciones que queden en salones fuera de las horas de actividades, tanto de montaje como de evento, requieren permanecer bajo custodia, ya que el hotel no se hace responsable de daños o extravíos.

g) Camino Real no se hace responsable de cualquier clase de materiales y equipos introducidos.

h) Por solicitud y con 24 horas de anticipación, Camino Real puede proporcionar elementos de seguridad a precios en vigor.

i) El desmontaje y retiro de materiales y equipos (aunque se considera como desecho) deben realizarse el día y a la hora previamente establecida. Una ampliación de horario estará sujeta a disponibilidad del espacio y a la renta estipulada en el contrato cobrando horas extras.

j) Al terminar el desmontaje los salones deben quedar libres de cualquier material y equipo introducido, guardando la basura debidamente embolsada y será responsabilidad de las personas del desmontaje bajarla a los depósitos de basura, ubicados en la planta baja del Hotel, área de servicio, junto a la zona de recepción de mercancía.

k) En el caso de Camino Real, proporcionará la limpieza de las áreas durante el evento, sin tocar decoraciones, exhibiciones o audiovisuales, como medida de seguridad.

l) La entrada de materiales debe coordinarse con el representante del hotel, a fin de organizar los horarios de descarga y en igual forma la salida de los dichos materiales.

m) El montaje y el desmontaje de los equipos es responsabilidad del cliente. En caso de requerir apoyo por parte de colaboradores del hotel se cobrará un cargo de personal.

n) El Hotel se reserva el derecho de retirar cualquier equipo o prohibir cualquier instalación que pueda representar un peligro para el cliente y sus invitados, el personal y las instalaciones del mismo.

o) El contratista y su personal deberán registrarse en la caseta de seguridad del Hotel entregando una identificación oficial para que les sea proporcionado un gafete de visitante, mismo que deberán traer puesto durante todo el tiempo en que permanezcan dentro de las instalaciones.

p) Procurará el contratante que se produzca el menor ruido posible durante los trabajos de montaje, desmontaje y decoración así como se abstendrá de estorbar los movimientos de clientes u otros trabajadores. Así mismo no podrán poner música ambiental ruidosa o que moleste a los visitantes del Hotel, para escuchar ésta durante los trabajos de montaje o desmontaje.

q) Después de cada uso de áreas facilitadas al contratista, este mismo se obliga a entregar el área en perfecto estado de limpieza.

r) La introducción de animales vivos en salones queda a criterio del Hotel.

s) Camino Real no cuenta con personal de carga o descarga de equipos y materiales, este debe ser personal del proveedor.

t) Queda estrictamente prohibido que se lleve a cabo en las instalaciones del hotel o en los salones de banquetes detonaciones y/o luces pirotécnicas, no importando que ésta sea en frío ó aun cuando el cliente cuente con los permisos de Sedena.
Lo anterior es para protección de la integridad de los asistentes y de las instalaciones del Hotel Camino Real Polanco y/o Administradora de Hoteles GRT, S.A. de C.V.

10) Conclusiones

a) Esta política se establece en beneficio del cliente y del Hotel mismo por la integridad y seguridad de todos.

b) Es indispensable una supervisión completa durante todo el tiempo de montaje y desmontaje por parte del Maître de Banquetes y de su equipo, especialmente el capitán a cargo, el supervisor de montaje y el supervisor de iluminación y sonido. Y cualquier persona de este personal o bien de seguridad del Hotel tiene plena autorización para prohibir el uso o instalación de cualquier elemento que pueda poner en peligro a las personas y planta física. Ellos están autorizados por Camino Real para hacer respetar el presente contrato.

c) Queda entendido que proporcionaremos toda clase de ayuda a nuestro cliente, para que su evento se lleve a cabo de manera exitosa y sin contratiempos.

Enteradas las dos partes del contenido y alcance de estas condiciones firman de conformidad. Damos fe.

Ejecutiva o Gerente de Banquetes:________________________ Cliente: ________________________

Firma:__________________________ Firma: __________________________

Fecha: _________________________ Fecha: __________________________

Camino Real _____________________ Empresa o Particular: _____________________

Proveedores y/o Decoradores:

Nombre empresa del proveedor __________________________

Firma del responsable: _____________________________________

Fecha: __________________________________________________

Políticas de cancelación

Si los servicios a que se refiere este contrato fuesen cancelados por el cliente, total o parcialmente, Camino Real aplicará las siguientes disposiciones:

1. En caso de cancelación posterior a la firma de los contratos, el primer depósito no es reembolsable.

2. Si los servicios a que se refieren los contratos fuesen cancelados por el cliente, total o parcialmente, en un lapso de 10 meses previos al evento, Camino Real se reserva el derecho de conservar el 50% del importe de las cantidades recibidas como depósito o anticipos.

3. En el caso de que dicha cancelación fuese hecha dentro de 6 meses previos a la fecha de celebración del evento, Camino Real se reserva el derecho de conservar la totalidad del importe de las cantidades recibidas por concepto de depósitos o anticipos.

4. En caso de incumplimiento de los pagos establecidos en los contrato, el Hotel avisará al cliente y de no tener respuesta o cumplimiento del cliente en los dos días después del aviso, Camino Real podrá cancelar el evento y quedarse con los depósitos recibidos, liberando con ello el o los espacios reservados.

5. Cualquier cambio de fecha por parte del cliente con menos de 6 meses de aviso será considerado como cancelación y aplicará la cláusula número 3, arriba señalada.

6. El aviso de cancelación por parte del cliente deberá siempre ser soportado por un escrito.

Salones

Los salones son asignados dependiendo del tipo de montaje y número de personas solicitadas. De necesitar tiempo extra para el montaje y desmontaje del salón, este tendrá un cargo adicional correspondiente por hora basado sobre los precios vigentes de renta de salón. Camino Real podrá extender el tiempo inicialmente contratado siempre y cuando no afecte a otro cliente.

Si el número final de participantes es menor que el mencionado en el contrato, Camino Real se reserva el derecho de asignarle un salón diferente.

*** Nuestros salones son espacios libres de humo ***



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